Etik İhbar

ETİK İHBAR POLİTİKAMIZ

1. AMAÇ VE KAPSAM

İşbu Etik ve İhbar Politikası'nın (Kısaca “Politika”) amacı, FKK Güney Oto Lastik Takoz Sanayi ve Ticaret A.Ş. ve iştiraklerinin (hepsi birlikte “FKK Güney Oto A.Ş” olarak anılacaktır) FKK Güney Oto A.Ş. çalışanları ve paydaşlarının FKK Güney Oto A.Ş. Çalışma İlkeleri ve Etik Kuralları ve ilgili politikalara veya mevzuata aykırı olduğundan şüphelendikleri eylemleri, FKK Güney Oto A.Ş’ye bildirmeye teşvik etmektir.

Ayrıca, iyi niyetle bildirimde bulunan FKK Güney Oto A.Ş. çalışanlarının, maruz kalabilecekleri misilleme eylemlerine karşı korunduklarının açık ve net bir şekilde ifade edilmesi amaçlamaktadır. FKK Güney Oto A.Ş.’nin tüm çalışanları ve yöneticileri, FKK Güney Oto A.Ş. Çalışma İlkeleri ve Etik Kuralları’nın ayrılmaz bir parçası olan bu Politika’ya uygun hareket etmekle yükümlüdür. FKK Güney Oto A.Ş., iş ortaklarından da ilgili taraf ve/veya işleme uygulanabilir olduğu ölçüde bu Politika’ya uygun hareket etmelerini bekler ve bunu sağlamak için gerekli adımları atar.

2. TANIMLAR

“Disiplin Cezası” iş sözleşmesine ve/veya yürürlükteki mevzuata ve/veya FKK Güney Oto A.Ş. Çalışma İlkeleri ve Etik Kuralları’na, ilgili politikalara, prosedürlere, talimatlara, yönetmeliklere, tamimlere vb. şirket içi düzenlemelere aykırı davranışlar nedeniyle uygulanan yaptırımı ifade eder.

“İhbar” mevzuata, FKK Güney Oto A.Ş. Çalışma İlkeleri ve Etik Kuralları’na, ilgili şirket içi politika, prosedür, yönetmelik veya sair iç düzenlemelere aykırılık teşkil ettiğinden/edeceğinden şüphelenilen eylemlere ilişkin gözlem ve endişelerin işbu Politika’ya uygun şekilde paylaşılmasını ifade eder.

“İhbarcı” ihbarda bulunan kişiyi ifade eder. Bu tanım, FKK Güney Oto A.Ş.’de çalışan veya daha önce çalışmış kişileri, FKK Güney Oto A.Ş. müşterilerini, iş ortaklarını ve diğer tüm paydaşlarını kapsar.

“İK”, İnsan Kaynakları Müdürlüğü’nü ifade eder.

“İş Ortakları” tedarikçi, müşteri, yüklenici ile şirket nam ve hesabına hareket eden her türlü temsilci, taşeron ve danışmanları ve FKK Güney Oto A.Ş.’nin iş yaptığı diğer üçüncü tarafları kapsar.

“Misilleme”, bir çalışanın bir ihbarda bulunduğu için cezalandırılması amacıyla unvanının düşürülmesi, disiplin cezasına çarptırılması, işten çıkarılması, maaşında indirim yapılması, görevinde veya vardiyasında değişiklik yapılması dâhil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere karşılaştığı herhangi bir olumsuz eylem anlamına gelir.

“Soruşturma” gerçeğin tespit edilmesi için ilgili eylem ve davranışlar hakkında ayrıntılı ve dikkatli bir şekilde gerçekleştirilen inceleme çalışmalarını ifade eder.

3. GENEL İLKELER

FKK Güney Oto A.Ş., tüm iş ve işlemlerinde yürürlükteki yasalara, ilgili şirketlerin kurulu bulunduğu ülkelerin taraf olduğu uluslararası sözleşmelere, Birleşmiş Milletler Küresel İlkelerine (Global Compact) ve tüm politikalarına uymaya, FKK Güney Oto A.Ş.’nin etik kültürünün korunması, yaygınlaştırılmasına büyük önem verir; faaliyetlerini en yüksek etik standartlarda, dürüst bir şekilde yürütür; etik dışı veya hukuka aykırı eylemleri önlemek için “açık iletişim” ve “hesap verebilirlik” kültürünü destekler.

Bu nedenle FKK Güney Oto A.Ş., bir çalışan veya bir İş Ortağı ile ilgili herhangi bir hukuka aykırı faaliyete veya etik dışı olaya doğrudan veya dolaylı olarak tanık olan, böyle bir durum hakkında hukuki yollardan bilgi sahibi olan veya bu gibi bir durumdan şüphelenen çalışanlarından endişelerini dile getirmelerini beklemekte ve paydaşlarını da bu yönde teşvik etmektedir.

FKK Güney Oto A.Ş., kendisine raporlanan tüm İhbarları dikkatle değerlendirmekte ve iddiaların aşağıdaki şekilde soruşturulmasını amaçlamaktadır. Bu doğrultuda tüm soruşturmalar, İhbarın alınmasını müteakip en kısa süre içerisinde, ön değerlendirme sonuçları da gözetilerek gerçekleştirilmektedir.

4. POLİTİKANIN UYGULANMASI

4.1 İhbar Konuları

Aşağıdaki başlıklarda yer verilen (fakat bunlarla sınırlı olmayan) ve geçmiş bir tarihte meydana gelmiş ya da İhbar anında süregelen veya gelecekte oluşması beklenen her türlü yasa dışı veya etik dışı davranış veya faaliyet, bir İhbarın konusu olabilir.

i. Çalışan Aleyhine Eylemler:

FKK Güney Oto A.Ş., çalışanları için güvenli, huzurlu ve profesyonel bir çalışma ortamı sağlar. Bu nedenle FKK Güney Oto A.Ş. çalışanlarına karşı mevzuata, FKK Güney Oto A.Ş. Çalışma İlkeleri ve Etik Kurallarına veya ilgili politikalara aykırı olabilecek, çalışma ortamının güvenli ve huzurlu olmasını tehlikeye düşürebilecek (bezdiri (mobbing) uygulamaları, taciz ve cinsel taciz vb.) hiçbir bir eyleme müsamaha gösterilmez.

ii. Şirket Aleyhine Eylemler:

Tüm FKK Güney Oto A.Ş. çalışanları, görevlerini yerine getirirken temel değerlerimize, Çalışma İlkeleri ve Etik Kuralları’na bağlı hareket ederek, FKK Güney Oto A.Ş’ye madden ve/veya manen zarar verebilecek şirket bilgi işlem ve diğer tüm kaynaklarının yanlış ve amacı dışında kullanımı, güvenlik ya da emniyet problemleri, sahtekarlık, fikri ve sınai mülkiyet hakların ihlalleri gibi davranış ve faaliyetlerden kaçınırlar. Bu da ancak FKK Güney Oto A.Ş.’nin temel değerleri olan doğruluk, dürüstlük, sorumluluk, güven ve saygının tüm çalışanlar tarafından içselleştirilmesi ve sürdürülmesi ile mümkün olabilir. Bu nedenle FKK Güney Oto A.Ş. çalışanlarının kıdemleri veya rolleri ne olursa olsun temel değerlerimize aykırı davranışlarına müsamaha gösterilmez.

iii. İş Ortakları Kaynaklı İhlaller:

FKK Güney Oto A.Ş. Çalışma İlkeleri ve Etik Kuralları’nda belirtilen hususlara ve ilgili tüm politikalara uyumu sağlamak için İş Ortakları ile ilişkili riskleri izlemekte ve değerlendirmektedir. İş Ortaklarımızın etik ilkelerimize ve ilgili politikalara aykırı herhangi bir davranışına müsamaha gösterilmez.

iv. Mevzuat İhlalleri:

FKK Güney Oto A.Ş., tüm iş ve işlemlerinde: yürürlükteki yasalara, ilgili şirketlerin kurulu bulunduğu ülkelerin taraf olduğu uluslararası sözleşmelere, Birleşmiş Milletler Küresel İlkelerine (Global Compact), faaliyet gösterdiği ülkelerdeki düzenlemelere uyar ve düzenlemelerin belirsiz olduğu durumlarda, konunun uzmanlarından bilgi edinmelerini teşvik eder ve her durumda çalışanlarından FKK Güney Oto A.Ş. Çalışma İlkeleri ve Etik Kuralları’na uygun hareket etmelerini beklemektedir. Yaptırımlar ve ihracat kontrolleri, rüşvet ve yolsuzlukla mücadele, suç gelirlerinin aklanmasının ve terörizmin finansmanının engellenmesi, rekabet ve kişisel verilerin korunması, Sermaye Piyasası mevzuatı dahil ancak bunlarla sınırlı olmamak üzere yerel veya geçerli uluslararası mevzuatın ihlaline müsamaha gösterilmez.

Yukarıda (i), (ii), (iii), (iv) no.lu alt başlıklarda açıklanan tüm hususların her biri “İhbar Konusu” ve birlikte “İhbar Konuları” olarak anılacaktır.

4.2 İhbar Yöntemleri:

FKK Güney Oto A.Ş. çalışanları ve diğer tüm paydaşları yukarıda sayılan ihbar konuları ile ilgili tüm bildirimlerini aşağıdaki yöntemleri kullanarak iletebilirler;

FKK Güney Oto A.Ş. Bildirim Kanalları;

Etik E-Posta Adresi – [email protected]
Web Sitesi – https://www.fkk.com.tr/etik-ihbar sayfasından
Öneri ve Şikayet Kutusu
Etik Kurul Başkanı
İnsan Kaynakları Müdürlüğü

Çalışanlar ve tüm yönetim kademeleri (Yönetim Kurulu üyeleri dahil), bir İhbar Konusundan doğrudan haberdar olursa ve/veya İhbar Konusu kendisine başka biri tarafından bildirilirse, İhbarın bu Politikaya göre ele alınmasını sağlamak amacıyla FKK Güney Oto A.Ş. Etik Kurulu’na vakit kaybetmeden bilgi vermesi beklenmektedir.

4.3 Gizlilik, Anonimlik ve Dürüstlük:

FKK Güney Oto A.Ş., İhbarcıların anonim kalma tercihine saygı duymaktadır. Bu kapsamda, FKK Güney Oto A.Ş. Etik E-Posta Adresi ve diğer alternatif yöntemler ile İhbar’a konu edilen her türlü bilgi, mevzuatın izin verdiği ölçüde gizli tutulmaktadır.

Buna göre, mevzuatın izin verdiği ölçüde, bir İhbarın ayrıntıları ve bir soruşturma süreci boyunca elde edilen diğer tüm bilgiler, İhbar konusu eylemde adı geçmemesi şartıyla, yalnızca bilmesi gereken bir konuda soruşturma, konuyu değerlendirme ve harekete geçme yetkisine sahip olan kişilerle paylaşılır. Şüpheye mahal vermemek için, konu raporda veya bildirimde adı geçen herhangi bir kişinin, değerlendirme veya soruşturma sürecine erişme veya dahil olma yetkisi yoktur.

Soruşturmanın gizliliği esas olup, soruşturmayı yürüten departmanın, İhbarcıya soruşturmanın seyri ve neticesi hakkında bilgi verme yükümlülüğü yoktur. Soruşturma sırasında bilgi veren tüm kişiler hem sağladıkları bilgileri hem de soruşturma sırasında öğrenebilecekleri bilgileri gizli tutmakla ve soruşturmanın varlığını, gizliliğini, sürece dahil olan bireyleri korumakla ve onlara saygı duymakla yükümlüdür.

Bir İhbarcı, bir olayı bildirirken aşağıdaki seçeneklere sahiptir:ü

i. Anonim kalmak için isim ve iletişim bilgilerini paylaşmamak,

ii. İsim ve iletişim bilgilerini paylaşarak bu bilgilerin sadece yetkilendirilen kişilere iletilmesine izin vermek. Bu durumda bir soruşturma sırasında ihtiyaç duyulan bilgileri talep etmek için doğrudan İhbarcı ile iletişime geçilebilecektir.

Bir olayı bildirip bildirmemek konusunda tereddütte kalındığı durumlarda ise tercih daima olayı bildirmekten yana kullanılmalıdır.

4.4. Misillemeye Karşı Sıfır Tolerans:

FKK Güney Oto A.Ş., endişelerin dile getirilmesini teşvik etmekte ve desteklemektedir. Bir İhbarda bulunan çalışanın kendisini rahat, güvende hissetmesi, ve dürüst ve iyi niyet çerçevesinde hareket ettiği müddetçe mesleki yaşamının olumsuz etkileneceğinden endişe duymaması çok önemlidir. Bu nedenle, anonim kalmadan ihbarda bulunan bir çalışanın misilleme yapılması amacıyla iş akdi feshedilemez, görevden uzaklaştırılamaz, görev yeri değiştirilemez veya çalışma koşulları ağırlaştırılamaz. FKK Güney Oto A.Ş., bir İhbarcıya karşı misilleme yapılmasına hiçbir şekilde müsamaha göstermez. Misillemeler bu Politikanın açık bir ihlali olarak kabul edilir ve disiplin cezasına tabidir.

FKK Güney Oto A.Ş., bildirimin iyi niyetle, makul gerekçelerle yapılması ve mağduriyet yaratma, zarar verme veya şahsi menfaat sağlama maksadıyla yapılmaması şartıyla, olayın doğruluğu bir soruşturma ile ispat edilemese dahi İhbarcıları korumaktadır. Ancak, bir soruşturma sürecinde İhbarcının kasten ve kötü niyetle yanlış bildirimde bulunduğunun ortaya çıkması halinde bu çalışan disiplin sürecine ve disiplin cezalarına tabi tutulabilir. Bu nedenle, bildirimlerin gözlemlere dayalı olması ve mümkünse kanıtlanabilir olması son derece önemlidir.

4.5. Soruşturma Süreci:

Etik E-Posta veya diğer alternatif yöntemler aracılığıyla iletilen tüm bildirimler, konusuna göre öncelikle Etik Kurula bildirilir. Etik Kurul, ihbarı değerlendirerek gerekli soruşturmayı yapar.

Bu süreçte bir İhbarcının (var ise) ibraz ettiği bilgilerin hukuka uygun şekilde elde edilip edilmediği de değerlendirilir. . Soruşturmadan birinci derecede sorumlu olan birim, konu ile ilgili bilgi sahibi olabilecek farklı departmanlardan görüş talep edebilir bu durumda söz konusu departmanın soruşturma sürecini aksatmayacak şekilde bilgi ve destek vermesi esastır. İhlal iddialarına ilişkin soruşturmalarda görev alanlar, aşağıdaki temel prensipleri gözetirler.

- Dürüstlük
- Nesnellik
- Tarafsızlık
- Gizlilik
- Profesyonellik
- Yetkinlik (Ehil Olma)

Soruşturma neticesinde hazırlanan raporda, disiplin incelemesine ve cezası verilmesine yönelik süreçlerde FKK Güney Oto A.Ş. İnsan Kaynakları Yönetmeliği ve Disiplin Prosedürü’ne uyulur.

4.6. Yönetişim Yapısı

FKK Güney Oto A.Ş. genelinde Etik ve İhbar Politikası’na uyumu temin etmek üzere aşağıda tarif edilen Yönetişim Yapısı öngörülmüştür. FKK Güney Oto A.Ş. üyeleri bu yönetişim yapısının gerekleri çerçevesinde aşağıda belirtilen birim ve yetkililerle iş birliği yapmak, talep edilen bilgi ve belgeleri doğru bir şekilde sağlamakla yükümlüdür.

• Etik Kurul:

Etik Kurulu FKK Güney Oto A.Ş. Yönetim Kurulu’na bağlı olarak çalışır. Şirket Etik ve İhbar Politika’sının oluşturulması ve uygulanmasının üst seviyede gözetiminden sorumludur. Gereken hallerde Yönetim Kurulu’na bilgi verir.

4.7. İhbarcılardan Beklenenler

İhbar konusu olayın net bir şekilde anlaşılabilmesini, doğru ve adil bir şekilde değerlendirilebilmesini sağlamak için bir İhbarcıdan mümkün olduğunca yeterli ve ayrıntılı bilgi sağlaması beklenmektedir. Bu nedenle, İhbarcılar tarafından yapılacak bildirimlerin mümkün olduğu ölçüde aşağıdaki soruların cevaplarını içermesi beklenir:

Şüpheli kişi(ler)in isimleri,
Konuya ilişkin detaylı bilgiler;
Konu ne zaman/nerede/kimler arasında meydana geldi?
Kaç kez meydana geldi? Tekrarlıyor mu? İlk kez ne zaman ortaya çıktı?
Henüz gerçekleşmediyse, ne zaman gerçekleşmesi bekleniyor?
İhbarcı konunun ne zaman farkına varmıştır?
Konudan başka kim haberdar? Yöneticiler konuyu biliyorlarsa, bunu önlemek için
Herhangi bir önlem aldılar mı?
İhbarcı olaya doğrudan tanık oldu mu yoksa başka birinden mi duydu?
İhbarcı, yöneticilerine haber verdi mi? Vermediyse, neden?
Bildirilen konu hakkında herhangi bir kanıt var mı?

5. YETKİ VE SORUMLULUKLAR

İşbu Politika’nın uygulanmasından ve güncellenmesinden İnsan Kaynakları sorumludur.

FKK Güney Oto A.Ş.’nin tüm çalışanları ve yöneticileri bu Politika’ya uymaktan ve FKK Güney Oto A.Ş.’nin ilgili prosedürlerini ve kontrollerini bu Politika’daki gereklilikler doğrultusunda uygulamaktan ve desteklemekten sorumludur.

FKK Güney Oto A.Ş., ilgili taraf ve işleme uygulanabilir olduğu ölçüde, tüm İş Ortaklarının bu Politika’ya uyumlu davranmasını bekler ve bunun için gerekli adımları atar.

Bu Politika'ya, yürürlükteki mevzuata veya FKK Güney Oto A.Ş. Çalışma İlkeleri ve Etik Kuralları'na aykırı olduğu düşünülen herhangi bir eylemden şüphelenilmesi halinde, FKK Güney Oto A.Ş. çalışanları ve diğer tüm paydaşlar tüm bildirimlerini İnsan Kaynaklarına iletebilirler.

FKK Güney Oto A.Ş. çalışanları, işbu Politika ve uygulaması hakkındaki sorularına ilişkin olarak FKK Güney Oto A.Ş. İnsan Kaynakları Müdürlüğü’ne danışabilirler.

Bu Politika’ya uyumlu hareket etmesi beklenen herhangi bir üçüncü şahsın işbu Politika’ya aykırı hareket etmesi halinde, ilgili sözleşmeler feshedilebilir.

Etik E-Posta Adresi	[email protected]
Etik İhbar Telefonları	+90 (000) 000 00 00
Etik İhbar Politikası	https://www.fkk.com.tr/etik-ihbar